Overskrift?

Vær forberedt på lange behandlingstider
Når man vælger at være forretningsdrivende i Danmark, er der et sæt af love og regler, der skal følges. Konkret skal man forholde sig til næringsbrev, forpagtningsaftaler og bevillinger, hvis man fx ønsker at åbne et hotel eller en restaurant. Behandlings- og forhandlingstider på sådanne aftaler kan være langtrukne, og det er sket, at en bevilling ikke når frem til åbningsdagen. Mange iværksættere får måske her deres første forskrækkelse over regler og bureaukrati. Forberedelse er derfor lov nr. 1 for at undgå uoverskuelige konsekvenser.

Inspiration: Alle aftaler på plads

En detaljeret tidsplan for processen er vigtig. Det er uprofessionelt at udskyde en allerede annonceret åbningsdag, og det koster penge. Omvendt er der også tab af omsætning, hvis stedet er klar til åbning, men personalet endnu ikke er tiltrådt.

Koordinér følgende faktorer:

Alle formalia skal være på plads:

  • Alkoholbevilling

  • Næringsbrev

  • Godkendelse af Fødevarestyrelsen

  • Ansættelsestidspunkt for personale

  • Håndværkernes sluttidspunkt

  • Begyndelsestidspunkt for marketing

Juridisk opstart af virksomhed

Registrering af virksomhed: www.webreg.dk. Virksomheden modtager et momsnummer/CVR nummer, som er virksomhedens’ CPR-nummer’. I forhold til skat skal ejeren angive den forventede omsætning på forhånd, og beskatningen tager udgangspunkt heri. Skatten vil herefter blive opkrævet hvert kvartal (alternativt hver måned, hvis det er en enkeltmandsvirksomhed), og hele året opgøres i årsopgørelsen. Vi anbefaler iværksættere at få en revisor som rådgiver allerede i etableringsfasen.

Et utal af regler

Også når virksomheden er åbnet, er der regler, der skal følges. Blandt andet i forhold til aftaleret, forsikringsret, erstatningsret, ansættelsesret og meget mere. Alle disse regler gælder, uanset om man er en lille eller stor aktør, og vi anbefaler at sætte sig godt ind i dem.

Forsikring

Et enkelt ord eller en sætning kan have stor betydning. En forsikringspolice kan være en kompliceret sag at sætte sig ind i. Som ejer er man eksempelvis forpligtet til at aflåse virksomheden forsvarligt. Er der tale om en gammel og måske ikke helt funktionel lås på bagdøren, eller står et kældervindue åbent, og der sker indbrud, kan der opstå tvivl om forsikringsdækningen. Forsikringer skal være i orden, læs policerne grundigt og tjek, at den sikrede sum er i overensstemmelse med virksomhedens værdier.

Brandsikkerhed

Der er strenge lovkrav til brandsikkerheden i forhold til slukningsudstyr, forholdsregler og det maksimale antal gæster i lokaler etc. Så snart lokalet er til rådighed, er det en god idé at gå i dialog med de lokale brandmyndigheder for at sikre, at lokalet lever op til alle forskrifter.

Hygiejne og fødevarekontrol

Hygiejnen skal selvfølgelig være i top, når man arbejder med fødevarer. Alle ansatte skal kende de gældende regler for madvarehåndtering for at undgå fordærv og fødevareforgiftninger. I modsat fald kan det få katastrofale følger, som en verdenskendt restaurant oplevede få år tilbage, hvor omkring 400 gæster fik madforgiftning på grund af dårlige østers. Historien gik verden rundt, og den omtale er ikke ønskværdig PR. Der har været lignende eksempler i Danmark, og de kan være svære helt at undgå. Det er altså alfa og omega at tage sine forholdsregler og uddanne sit personale korrekt.

Smiley-ordningen

Smiley-ordningen har fået meget omtale de senere år, især efter Elite-smileyen blev indført som udtryk for en fødevarevirksomhed med optimale forhold. Det er et lovkrav, at Smiley-ordningen er synlig for gæsterne. Der er god PR i at reklamere og gøre opmærksom på virksomhedens gode Smiley. Omvendt har det også negative konsekvenser, hvis mundvigene hænger nedad. Det har mediernes interesse, især hvis der er tale om en kendt restaurant. En vigtig ledelsesopgave er at sikre, at alle i virksomheden er opmærksomme på levnedsmiddelkontrollens regler og fokuspunkter, kender egenkontrollen til fingerspidserne og ved, hvordan fødevarer skal behandles og opbevares.

Leverandører

Som ejer og leder af virksomheder er man afhængig af flere forskellige leverandører, som man på forskellige vilkår indgår aftaler med. Man skal vide, hvad der eksempelvis sker, hvis varer ikke bliver leveret, leverandøren går konkurs, hvornår udsendes rykkere, og hvordan foregår inkassoforretning. Som virksomhedsejer er der risiko for at lide et økonomisk tab, fordi en aftalepart ikke overholder sin del af aftalen. I sådanne situationer kan der være mulighed for at søge erstatning, og vi anbefaler at rådføre sig med en sagkyndig.

Kontrakter og aftaler til evaluering

Vi har investeret en del tid på at analysere leverandørkontrakter og indkøbsaftaler. Derefter skar vi ned på antallet af leverandører og indgik aftaler om samhandel i indkøbsforeninger. Det har lettet den administrative byrde og givet plus på bundlinjen. Også med bank, forsikringsselskab, revisor og advokat har vi haft forhandlinger, og i flere tilfælde har arbejdet betydet lavere priser og væsentlige besparelser på årsbasis.

Direktør Christian Andersen, Kongensbro Kro

Når aftaler binder

Restauranten eller hotellet er selv leverandør og indgår på daglig basis et utal af aftaler, mundtlige som skriftlige. Hver gang der foretages en booking, er der tale om en bindende aftale. I reglerne om afbestillinger, no shows etc. fremgår det, hvad man skal gøre. Hvis man som følge af en afbestilling fra et større selskab lider økonomisk tab, er restauratøren berettiget til betaling fra gæsten i nogle tilfælde. På dette område er der udviklet særlige branchekutymer, som er beskrevet på HORESTA’s hjemmeside.

Inspiration: Afbestillinger og no shows

Erfaringen viser, at de fleste gæster - og især virksomheder, som ved, hvad det vil sige at drive forretning - er forstående over for det faktum, at de må betale en del af prisen - og endda i nogle tilfælde fuld pris - ved sen afbestilling.

  • Hav helt klare procedurer ved gæsteklager, overbookinger etc. for at minimere dårlige oplevelser.

  • Kræv eventuelt et depositum ved booking af større selskaber, så er incitamentet til at afbestille i tide større.

  • Vær helt klar og tydelig i jeres retningslinjer vedrørende denne problemstilling, og beskriv den gerne ved ordrebekræftelsen.